Word-Tabellen an mehreren Stellen synchron verwenden

Eine Tabelle wird in einem Word-Dokument manchmal an mehreren Stellen benötigt. Eine normale Kopie ist dafür unpraktisch: Wird die ursprüngliche Tabelle später geändert, bleibt die Kopie unverändert. Besonders interessant ist daher eine Lösung, bei der die Inhalte nur einmal gepflegt und an anderen Stellen wiederverwendet werden.

Lösung mit Textmarke und REF-Feld

Innerhalb desselben Word-Dokuments eignen sich dafür Textmarken (Bookmarks) und REF-Felder.

In der englischen Word-Version:

1. Gewünschte Tabelle oder einen zusammenhängenden Tabellenbereich markieren.
2. Insert → Links → Bookmark öffnen.
3. Einen eindeutigen Namen vergeben, beispielsweise TableClasses, und Add wählen.
4. Cursor an der gewünschten Zielposition platzieren.
5. Insert → Quick Parts → Field… öffnen.
6. Unter Field names Ref und anschließend die zuvor erstellte Textmarke auswählen.

Word fügt damit eine Referenz auf den markierten Inhalt ein. Änderungen werden am Original vorgenommen. Mit Ctrl+A → F9 lassen sich anschließend die Felder im gesamten Dokument aktualisieren.

Wichtig: Eine Textmarke eignet sich besonders für eine komplette Tabelle oder einen zusammenhängenden Bereich. Sollen beispielsweise nur Spalte 1 und 3 einer Tabelle angezeigt werden, ist dies nicht ohne Weiteres über eine einzelne Textmarke möglich. Hier können getrennte Textmarken oder eine angepasste Tabellenstruktur sinnvoller sein.

Die Funktion Paste Link ist dagegen nicht für jeden innerhalb eines Word-Dokuments kopierten Inhalt verfügbar und kann deshalb ausgegraut sein.